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FAQ Jetzt Fachkräfte sichern
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Ablauf & Prozess

Mit Medeed haben Sie den gesamten Prozess im Blick – einfach, transparent und zuverlässig.

Von der ersten Bedarfsmeldung bis zur erfolgreichen Integration der Fachkraft übernehmen wir für Ihre Einrichtung alle Schritte – umfassend, professionell und transparent. Medeed koordiniert den gesamten Prozess: von der gezielten Rekrutierung im Ausland über die sorgfältige Prüfung und Anerkennung beruflicher Qualifikationen bis hin zur Organisation von Sprachförderung, Visa-Formalitäten und einer intensiven Betreuung nach der Einreise. Während Sie sich vollständig auf die Versorgung Ihrer Patient:innen konzentrieren, stellen wir sicher, dass die Fachkräfte optimal vorbereitet, individuell begleitet und erfolgreich eingearbeitet werden. Unser strukturierter Ablauf garantiert Ihnen ein hohes Maß an Planungssicherheit, minimiert bürokratische Belastungen und schafft klare, verlässliche Abläufe zwischen allen Beteiligten. Gleichzeitig legen wir großen Wert auf Fairness, Transparenz und nachhaltige Bindung, damit die vermittelten Pflege- und Gesundheitsfachkräfte nicht nur kurzfristig einspringen, sondern langfristig Teil Ihres Teams werden, sich fachlich entwickeln und dauerhaft einen wertvollen Beitrag zu Stabilität, Qualität und Zukunftssicherheit leisten.

Der gesamte Prozess erfolgt bei uns in 8 präzise definierten Schritten – strukturiert, transparent und auf Ihre Einrichtung zugeschnitten.
Ohne Vorkosten, mit klarer Kostenstruktur und maximaler Entlastung Ihrer HR-Abteilung.

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Was MEDEED für Ihre Einrichtung übernimmt Welcher Anerkennungsweg passt zu dir? Deine Anlaufstelle vor Ort

Ihre nächsten Schritte und Fristen Einmalige Ersatzvermittlung Fristen im beschleunigten Visumverfahren

Wir stimmen Ihren Personalbedarf, die Anforderungen der Stelle und den möglichen Anerkennungsweg mit Ihnen ab. Wir prüfen die vorgelegten Qualifikations- und Sprachnachweise, koordinieren die Auswahlgespräche und führen das interne MEDEED-Auswahlverfahren durch. Anschließend begleiten wir die Zusammenstellung der Unterlagen, die Abstimmung mit den zuständigen Stellen und die Vorbereitung der Einreise. Vor Arbeitsbeginn vereinbaren wir mit Ihnen einen Ankunfts- und Integrationsplan. Er enthält die zuständigen Ansprechpersonen, die Übergangsunterkunft, erforderliche Termine und die geplante Unterstützung vor Ort. Die Behörden entscheiden über Anerkennung, Einreise und Aufenthalt; Terminangaben sind Planungsstände.

1. Erster Kontakt & Bedarfserklärung

Sie sind Arbeitgeber der Fachkraft. Sie verantworten Arbeitsvertrag, vertragsgemäße Vergütung, zulässige Aufgaben, Dienstplanung und betriebliche Einarbeitung. Sie benennen eine verantwortliche Person, stimmen erforderliche Freistellungen und Qualifizierungsmaßnahmen ab und stellen geeignete fachliche Anleitung sicher. MEDEED koordiniert die vereinbarte Vermittlungs- und Integrationsbegleitung. Nach Ihrer Anfrage über die Homepage oder unter 0800 144 7777 rufen wir Sie innerhalb von 24 Stunden zurück. Ein persönliches Treffen ermöglichen wir ebenfalls innerhalb von 24 Stunden, sofern Ihre Einrichtung einen passenden Termin ermöglichen kann. Die zuständige MedBase koordiniert die persönliche Begleitung.

2. Bewerberauswahl über den Medeed-Fachkräftepool (MEDPOOL)

Noch kein Anerkennungsbescheid Du kannst dich bereits mit deinem vorhandenen Abschluss und Sprachstand bei MEDEED melden. Wir prüfen mit dir, ob eine Anerkennungspartnerschaft mit einem geeigneten Arbeitgeber infrage kommt oder ob zunächst aus dem Ausland ein Anerkennungsantrag gestellt wird. Eine Anerkennungspartnerschaft setzt unter anderem einen geeigneten Abschluss, ein Arbeitsplatzangebot und eine schriftliche Vereinbarung voraus.

3. Kennenlernen & Vorstellungsgespräch

Bescheid mit festgestellten Unterschieden Wir prüfen deinen Bescheid und stimmen die erforderliche Ausgleichsmaßnahme ab. Je nach Verfahren kommen ein Anpassungslehrgang oder eine Kenntnisprüfung infrage. Die Vorbereitung, zulässige Beschäftigung und Einreise werden aufeinander abgestimmt. Ein Defizitbescheid ist noch keine vollständige Berufserlaubnis.

4. Arbeitsvertrag & Zusage

Vollständige Anerkennung und erforderliche Erlaubnis Mit vollständiger Anerkennung, der Erlaubnis zum Führen der Berufsbezeichnung und den erforderlichen aufenthalts- und beschäftigungsrechtlichen Voraussetzungen kannst du die vereinbarte Tätigkeit als Pflegefachperson aufnehmen. Gehalt, Arbeitszeit und Aufgaben werden vor Vertragsabschluss erklärt.

5. Vorabzustimmung & Anerkennungsverfahren (Beschleunigtes Fachkräfteverfahren)

Die konkreten Voraussetzungen werden gemeinsam geprüft. B1 allein ist keine Berufserlaubnis. Die ZSEF-Checklisten für die hier beschriebenen beschleunigten Verfahren in Bayern verlangen mindestens B1; für die Pflege-Erlaubnisurkunde ist dort grundsätzlich B2 nachzuweisen. Du meldest dich mit deinem Namen, deiner E-Mail-Adresse, deinem Aufenthaltsland und Wohnort an. Anschließend bestätigst du dein Postfach mit einem Code. Angeforderte notwendige Unterlagen reichst du über den geschützten Upload ein. Nach Prüfung weist MEDEED dir eine geeignete Anlaufstelle zu und gibt dir eine Vorgangsnummer. Dein Partner unterstützt dich im vereinbarten Umfang; MEDEED koordiniert die weitere Beratung und Vermittlung.

6. Visumverfahren im Herkunftsland

Du kannst dich auch melden, wenn du noch keinen Anerkennungsbescheid hast. Eine E-Mail-Bestätigung allein ersetzt keine Identitätsprüfung. Nach Ihrer Anfrage über die Homepage oder unter 0800 144 7777 rufen wir Sie innerhalb von 24 Stunden zurück. Ein persönliches Treffen ermöglichen wir ebenfalls innerhalb von 24 Stunden, sofern Ihre Einrichtung einen passenden Termin ermöglichen kann.

7. Einreise nach Deutschland

Das reguläre Kennenlerngespräch mit der ausgewählten Fachkraft organisieren wir innerhalb von 14 Kalendertagen nach Ihrer Kandidatenauswahl und Mitteilung des Gesprächswunsches. Für den Arbeitsbeginn der ausgewählten Fachkraft setzen wir einen Zeitrahmen von 90 Werktagen an. Die Frist beginnt erst, sobald MEDEED den unterschriebenen Arbeitsvertrag, die erforderlichen Vollmachten und sämtliche weiteren erforderlichen Arbeitgeberunterlagen für Vorabzustimmung und Anerkennungsverfahren vollständig erhalten hat. MEDEED bestätigt den vollständigen Eingang und den Fristbeginn schriftlich. Das gilt für reguläre Vermittlungen und Ersatzvermittlungen. Die Frist beginnt nicht bereits mit der Anfrage, der Kündigungsmeldung oder der Vorstellung eines Profils.

8. Arbeitsbeginn & Integration

Der konkrete Arbeitsbeginn setzt die erforderlichen behördlichen Entscheidungen sowie ein passendes Visum und die zulässige Beschäftigung voraus. Verzögerungen durch fehlende weitere Verfahrensunterlagen, behördliche Nachforderungen oder Entscheidungen werden mitgeteilt und im Zeitplan dokumentiert. Die Frist ersetzt keine behördliche Anerkennung oder Berufserlaubnis. Bei Nichtanreise, Nichtantritt oder Eigenkündigung der Fachkraft während der Probezeit bieten wir je ursprünglich vermittelter Fachkraft eine einmalige kostenfreie Ersatzvermittlung an. Innerhalb von sieben Kalendertagen nach Eingang Ihrer schriftlichen Meldung stellen wir Ihnen eine geeignete Ersatzfachkraft vor und ermöglichen das Kennenlernen. Bei Kündigung durch die Einrichtung prüfen wir eine Ersatzvermittlung individuell auf Kulanz.

Für den Arbeitsbeginn der ausgewählten Fachkraft setzen wir einen Zeitrahmen von 90 Werktagen an. Die Frist beginnt erst, sobald MEDEED den unterschriebenen Arbeitsvertrag, die erforderlichen Vollmachten und sämtliche weiteren erforderlichen Arbeitgeberunterlagen für Vorabzustimmung und Anerkennungsverfahren vollständig erhalten hat. MEDEED bestätigt den vollständigen Eingang und den Fristbeginn schriftlich. Das gilt für reguläre Vermittlungen und Ersatzvermittlungen. Die Frist beginnt nicht bereits mit der Anfrage, der Kündigungsmeldung oder der Vorstellung eines Profils. Der konkrete Arbeitsbeginn setzt die erforderlichen behördlichen Entscheidungen sowie ein passendes Visum und die zulässige Beschäftigung voraus. Verzögerungen durch fehlende weitere Verfahrensunterlagen, behördliche Nachforderungen oder Entscheidungen werden mitgeteilt und im Zeitplan dokumentiert. Die Frist ersetzt keine behördliche Anerkennung oder Berufserlaubnis. Im beschleunigten Fachkräfteverfahren mit entsprechender Vorabzustimmung ist ein Termin zur Visumbeantragung innerhalb von drei Wochen vorgesehen. Nach vollständiger Visumantragstellung wird in der Regel innerhalb weiterer drei Wochen entschieden. Die drei Wochen beginnen nicht schon mit Erteilung der Vorabzustimmung; eine Visumerteilung ist damit nicht garantiert.

Strukturierter Prozess, nachhaltiges Ergebnis

Auch bei der Einarbeitung und Integration in Ihre Abläufe stehen wir Ihnen und den neuen Mitarbeitern mit Rat und Tat zur Seite.

Laborassistenz

1. Persönliche Bedarfsermittlung — schnell & individuell

Nach Ihrer Kontaktaufnahme — ob per Schnellanfrage, E-Mail oder Telefon — vereinbaren wir innerhalb von 24 Stunden (sofern es Ihr Terminplan zulässt) einen persönlichen Beratungstermin direkt in Ihrer Einrichtung.

Ein erfahrener Fachspezialist aus unserem Team bespricht mit Ihnen vor Ort alle Details:

  • Ihren konkreten Perso nalbedarf
  • die fachlichen Anforderungen
  • gewünschte Sprachkenntnisse (mindestens B1-Niveau, in vielen Fällen höher)
  • Integrations- und Betreuungswünsche

So stellen wir sicher, dass jede vorgeschlagene Fachkraft optimal zu Ihnen passt.

Ihr Vorteil: Sie erhalten innerhalb kürzester Zeit eine passgenaue Bedarfserhebung – klar dokumentiert, nachvollziehbar und individuell auf Ihre Einrichtung zugeschnitten.

Laborassistenz

2. Exklusiver Zugang zu Ihrer persönlichen Medeed-Bewerberdatenbank

Basierend auf dem Beratungstermin erhalten Sie innerhalb von sieben Werktagen eine Bestätigungs-E-Mail mit Ihren individuellen Zugangsdaten zu unserer geschützten und sicheren MedPortal-Bewerberdatenbank.

In dieser finden Sie:

  • Detaillierte Bewerberprofile
  • Aussagekräftige Lebensläufe
  • Kurze persönliche Präsentationsvideos jeder Fachkraft
  • Übersichtliche Sortierung nach Bereichen

Damit sichern Sie sich einen klaren Überblick über passende Bewerber:innen in allen Bereichen.

Sie können Unterlagen online einsehen, herunterladen und intern weiterleiten – Profile vergleichen, Favoriten markieren und Entscheidungen vorbereiten

Laborassistenz

3. Vorstellungsgespräche, Honorarverträge & Bevollmächtigung — alles online

SobaldSie die passende Fachkraft oder die passenden Fachkräfte ausgesucht haben, können Sie über die Datenbank direkt das persönliche Vorstellungsgespräch planen und terminieren — mit freier Auswahl von Datum und Uhrzeit.

Nach dem Gespräch geben Sie Ihre Zusage direkt online ein. Im Anschluss erhalten Sie automatisch:

  • die Bevollmächtigung, damit wir für Sie die behördliche Vorabzustimmung im Rahmen des beschleunigten Fachkräfteverfahrens beantragen dürfen
  • eine transparente Übersicht aller weiteren erforderlichen Unterlagen

Alle Dokumente sind in Ihrem persönlichen Datenbank-Zugang hinterlegt — transparent, sicher und jederzeit abrufbar.

Laborassistenz

4. Immer aktuell informiert — Status in Echtzeit

Über Ihre Medeed-Datenbank behalten Sie den gesamten Fortschritt im Blick:

  • Sie sehen wann die Vorabzustimmung beantragt wurde
  • Sie sehen den genauen Termin bei der deutschen Auslandsvertretung (mit Datum & Uhrzeit)
  • Sie sehen wann das Arbeits- bzw. Einreise-Nationalvisum erteilt wurde
  • Sie sehen Flugdaten & Einreisezeitpunkt

So können Sie präzise planen, ab wann die Fachkraft verfügbar ist, und diese rechtzeitig in Ihren Dienstplan eintragen.

Alle Updates werden automatisch im System angezeigt — auf Wunsch erhalten Sie Benachrichtigungen per E-Mail.

Laborassistenz

5. Anerkennungsverfahren & beschleunigtes Fachkräfteverfahren

Wir übernehmen für Sie sämtliche Schritte, damit internationale Qualifikationen schnell und rechtssicher anerkannt werden. Die erforderliche behördliche Abstimmung erfolgt in der Regel innerhalb von 4 bis 8 Wochen.

  • Durchführung des gesamten Anerkennungsverfahrens inkl. Übersetzungen und Behördengängen
  • Einleitung und umfassende Begleitung des beschleunigten Fachkräfteverfahrens nach § 81a Aufenthaltsgesetz
  • Koordination aller Abstimmungen mit Ausländerbehörden, Fachkräftezentralstellen und Auslandsvertretungen

Ihr Vorteil: Sie erhalten einen transparenten, rechtssicheren Prozess, der Wartezeiten verkürzt und den Einsatz Ihrer neuen Fachkräfte planbar macht.

Laborassistenz

6. Visum, Anreise & Unterkunft

Nach erfolgreicher Visabehandlung im Herkunftsland — die Ausstellung erfolgt in der Regel innerhalb von 21 Werktagen — begleiten wir Ihre neuen Fachkräfte bei allen weiteren Schritten bis zur sicheren Ankunft in Deutschland.

  • Unterstützung bei der kompletten Visumbeantragung inklusive enger Abstimmung mit allen zuständigen Behörden
  • Organisation einer geeigneten Unterkunft sowie detaillierte Koordination der gesamten Flug- und Anreisemodalitäten
  • Umfassende Betreuung durch unsere Partnerbüros im Herkunftsland, um einen durchgehend reibungslosen Ablauf sicherzustellen

Ihr Vorteil: Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre neuen Fachkräfte gut vorbereitet, sicher anreisen und nahtlos in Ihre Einrichtung starten.

7. Ankommen, durchstarten & volle Integration

Nach der Einreise begleiten wir Ihre neuen Mitarbeiter:innen zwölf Monate lang bei allen wichtigen Schritten – fachlich, sprachlich und sozial. Damit entlasten wir Ihre Einrichtung spürbar im Alltag.

  • Übergabe der Unterkunft & Orientierung vor Ort
  • Anmeldung bei Stadt und Behörden
  • Beantragung der Steuer-ID & Eröffnung eines Bankkontos
  • Begleitung zu ersten Arztbesuchen
  • Organisation der Anmeldung von Kindern in Kita, Schule oder Hort
  • Unterstützung bei der Einrichtung von Strom-, Internet- und weiteren Verträgen
  • Persönliche Begleitung während der ersten Arbeitstage in Ihrer Einrichtung

Ihr Vorteil: Ihre neuen Fachkräfte finden sich schnell zurecht, sind stabil integriert und stehen Ihrer Einrichtung vom ersten Tag an voll einsatzbereit zur Verfügung.

Herzdiagnostik

Ihre Vorteile auf einen Blick

Keine Vorkosten – Honorare werden erst nach Arbeitsbeginn fällig

Persönliche Bedarfsermittlung vor Ort (innerhalb von 3 Werktagen)

Exklusiver Zugang zur Medeed-Bewerberdatenbank: Profile, Lebensläufe, Präsentationsvideos

Direkte Online-Terminierung der Vorstellungsgespräche

Zusage, Honorarvertrag & Bevollmächtigung komplett online

Live-Status: Vorabzustimmung, Visum, Flug & verlässliche Einreiseorganisation

Volle Transparenz & Planungssicherheit für Ihre Dienstpläne

Faire, gestaffelte Honorargestaltung über 12 Monate

Nachvollziehbarer Verfahrensstand und abgestimmte Integrationsbegleitung

Deutliche Entlastung Ihrer Personalabteilung

Kostenfreie Ersatzgarantie – innerhalb von 60 Tagen

Nachhaltige Integration & Betreuung bis zu 1 Jahr

Jetzt Unverbindlich kontaktieren
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Besprechen Sie mit uns Stellenprofil, Anzahl und gewünschten Start.
Eine feste Ansprechperson erläutert den nächsten Schritt.

Das erhalten Sie:

  • MedPortal-Zugang – Profile, Unterlagen und Status nachvollziehbar im Blick.
  • Geprüfte Profile – Vorstellung nach Stellenanforderung und dokumentierten Nachweisen.
  • Koordinierte Verfahren – Anerkennung, Vorabzustimmung und Einreise mit klaren Zuständigkeiten.
  • Planbare Fristen – Rückmeldung in 24 Stunden und Kennenlerngespräch in 14 Kalendertagen.
  • Transparente Verträge – Leistungen, Kosten und Zahlungszeitpunkte werden vereinbart.

Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden zurück und stimmen das weitere Vorgehen mit Ihnen ab.

Auf Wunsch erhalten Sie Unterlagen zu Verfahren, Anerkennungsbegleitung, Qualifikationsnachweisen und Vertragsmustern.

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